Administrasi keuangan dan hubungan sekolah dengan masyarakat

A..  Administrasi keuangan sekolah

Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian pula sekolah. Soal-soal yang menyangkut keuangan sekolah pada garis besarnya berkisar pada: uang sumbangan penbinaan pendidikan ( SPP), uang kesejahteran personal dan gaji serta berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah seperti perbaikan sarana dan sebagainya.

1.     Pengertian

Pembiayaan pendidikan hendaknya dilakukan secara efisien. Makin efisien suatu sistem pendidikan, semakin kecil dana yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat tercapai secara produktif, efektif, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat.

Pengertian dari keuangan sekolah itu sendiri adalah merupakan bagian terpenting karena setiap lembaga butuh uang. Keuangan juga perlu diatur sebaik-baiknya. Untuk itu perlu manajemen keuangan yang baik. Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan menajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian.

2.    Perencanaan keuangan sekolah

Setiap tahun Kepala sekolah bersama-sama dengan Guru menyusun rencana kegiatan tahunan yang berupa rencana anggaran Pendapatan dan belanja sekolah ( RAPBS ). RAPBS bersumberdari pemerintah pusat, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kecamatan, maupun sumber-sumber lain yang diperoleh secara langsung oleh sekolah. RAPBS ini membuat program kegiatan sekolah selama satu tahun ajaran. Berikut sumber biaya dan jumlah biaya yang diperlukan untuk membiayai pelaksanaan Program dalam mencapai sasaran yang ditetapkan. Penyusunan RAPBS dilaksanakan pada bulan April setiap tahun ajaran. Untuk Sekolah Negeri mulai April sampai Maret sedangkan untuk sekolah Swasta mulai Juni sampai Juli tahun berikutnya. Adapun sumber –sumber pembiayaan:
1.Biaya Rutin Sekolah Negeri melalui Daftar Isian Kegiatan (DIK),
2.Subsidi Pembiayaan Penyelenggaraan untuk Sekolah Swasta (Jika ada),

3.Bantuan Biaya Dana Operasional Pendidikan (DOP),
4.Bantuan Biaya Operasional Sekolah (BOS) dan sumber dana lainnya.
Perencanaan itu ditekankan pada program-program untuk mencapai sasaran/Komponen yang telah ditetapkan dalam subsidi/bantuan Sekolah, pemeliharaan, , alat-alat kegiatan Pendidikan, pengadaan Buku laporan perkembangan anak didik, kesejahtraan Pegawai, supervisi, pembina pengelolaan, pelaporan dan pendataan, serta perencanaan Gaji dan Honorarium.
Anggaran yang diperlukan untuk membiayai kegiatan tahunan tersebut berasal dari Pemerintah dan Masyarakat. Bagian terbesar dari biaya itu berasal dari Pemerintah bagi sekolah Negeri. Agar sasaran dan Program yang telah direncanakan/ditetapkan dapat didukung oleh biaya, maka pada 30 September tahun yang sedang berjalan data yang diperlukan untuk penyusunan rencana anggaran tahunan sudah diterima Dinas P dan K. Setiap awal tahun anggaran Kepala sekolah bersama-sama Guru wajib menyusun rencana penerimaan dan penggunaan subsidi/bantuan untuk satu tahun anggaran.

Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.
1) Perencanaan harus realistis
Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupu waktu.
2) Perlunya koordinasi dalam perencanaan
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah yang kompleks.
3) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
4) Perencanaan harus fleksible (luwes).
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
5) Perencanaan yang didasrkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian.
6) Perencanaan akan menghindari under dan over planning.
Perencanaan yang baik akan menentukan mutu kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan.

3.    Penggunaan keuangan sekolah

Depdagri dan depdikbud 1996 menyatakan bahwa dalam administrasi keuangan harus ada pemisahan tugas dan fungsi otorisator, ordonator dan pembendaharawan. Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan terjadinya penerimaan atau pengeluaran keuangan. Ordonator adalah pejabat yang berwenang yang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Bendaharawan adalah pejabat yang berwenang yang melakukan penerimaan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya, yang dapat dinilai dengan uang dan diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggung jawaban.
Penggunaan uang mestinya sesuai dengan alokasi anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu pengaturan penggunaan dan pembukuan keuangan tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang dan smuanya harus melalui proses dan prosedur yang berlaku. Berkenaan dengan hal ini, sutopo dan sumanto 1982 menyatakan sebagai berikut:

·         Sebaiknya orang yang memegang kas tidak memegang pembukuannya

·         Setelah uang diterima harus dibutuhkan dan ditulis sesuai dengan mata anggaran masing-masing, seperti keperluan sekolah.

·         Penggunaan uang harus ada bukti atau dokumen berupa kwitansi.

·         Semua pengeluaran harus dibukukan.

·         Setiap dokumen yang dijadikan bukti pengeluaran harus dapatdiberi nomor, tanggal, diparaf oleh pejabat yang bertanggung jawab (kepala sekolah).

·         Tiap halaman buku harus diberi huruf dan parafpemegang buku kas.

·         Dll,

Beberapa buku yang diperlukan dalam penyelenggaraan keuangan sekolah:

·         Buku kas

·         Legel gaji

·         Buku kas harian

·         Buku catatan SPMU

·         Buku daftar SPJ

·         Buku pemeriksaan

·         Buku setoran pajak

·         Buku BP3

·         Buku tabungan.

4.    Pertanggung jawaban keuangan sekolah

Pertanggung jawaban dapat disampaikan pada pimpinan, sumber pemberi dana maupun kepada personil sekolah untuk dapat diketahui bersama. Hal ini perlu dilakukan mengingat “ keuangan “ merupakan hal yang sangat sensitive. Ketidakjelasan laporan pertanggung jawaban keuangan sekolah akan menambah anggapan negative terhadap kepala sekolah dalam hal penyelenggaraan keuangan sekolah yang tidak tertip. Khusus penerimaan dan Pengeluaran keuangan yang bersumber dari Pemerintah dipertanggungjawabkan menurut tatacara yang sudah ditentukan, yaitu Bendaharawan menyusun Surat pertanggung jawaban (SPJ) dengan cara mengutip buku kas serta dilampiri bukti-bukti pembayaran yang sah, dan harus disetujui oleh atasan langsung. Agar bukti pembayaran yang merupakan lampiran SPJ dapat diterima (sah),

harus dipenuhi syarat-syarat dibawah ini :

1.Atas nama jabatan dan tidak diperkenankan atasnama pribadi.
2.Jumlah uang yang tertulis dengan angka dan huruf harus terang dan Jelas (demikian pula keterangan dasar pembayaran).

3.Jumlah uang yang ditulis dengan angka sama dengan yang ditulis dengan huruf.
4.Ditandatangani oleh yang berhak dan dibawah tanda tangan harus ditulis nama lengkap denganjelas.
5.Tidak terdapat coretan, penghapusan dan perubahan tulisan dalam kwitansi.
6.Membuat nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari yang menerima pembayaran.
7.Telah ada tanda tangan “ SETUJU DIBAYAR’ oleh atasan langsung Bendaharawan
8.Untuk pembelian barang yang mempunyai tanda Identifikasi misalnya ( Merk, nomor mesin, type dsb.) dimuat dalam kwitansi berkenaan dan harus dilampirkan Faktur /berita acarabersangkutan.
9.Pembayaran untuk pembelian Barang ada keterangan bahwa barang diterima dengan baik/lengkap yang dibuat penanggung jawab/Panitia penerima barang/kepala Gudang. Untuk barang inventaris ada keterangan bahwa barang tersebut telah dicatat pada buku/daftar inventaris.
10.Beban mata anggaran yang sesuai.
Pertangung jawaban Dana Bantuan Pembantu Penyelenggara Pendidikan (BP3) sesuai dengan kesepakatan antara sekolah dan Masyarakat.

5.    Peranan Guru dalam administrasi keuangan sekolah

Penanggung jawab biaya pendidikan adalah kepala sekolah namun demikian, guru diharapkan ikut berperan dalam administrasi biaya ini meskipun menambah beban mereka, juga memberikan kesempatan untuk ikut serta mengarahkan pembiyaan itu untuk perbaikan proses belajar mengajar.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan data, pelaporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dalam administrasi keuangan ada pemisahan tugas dan fungsi antara otoritor, ordonator dan bendaharawan. Otoritor adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan atau pengeluaran uang. Ordonator adalah pejabat yang berwewenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang ditetapkan. Berndaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya yang dapat dinilai dengan uang dan diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggung jawaban.

Kepala sekolah menengah sebagai pimpinan suatu kerja berfungsi sebagai otorisator untuk memerintahkan pembayaran. Bendaharawan sekolah menengah ditugasi untuk melakukan fungsi ordonator dalam menguji hak atas pembayaran, kepala sekolah tidak boleh menjadi bendaharawan karena melakukan pengawasan dalam penggunaan dana.

B.  Administrasi hubungan sekolah dan masyarakat

1)    Pengertian

Istilah hubungan masyarakat (HUSEMAS) dikemukakan pertama kali oleh Presiden Amerika Serikat, Thomas Jefferson tahun 1807. Akan tetapi apa yang dimaksud pada waktu itu dengan istilah Publik Relation adalah hubungan dengan Foreign Relations. Beberapa pendapat ahli menyenai ini: menurut Glennand Dennny Griswold (1968) “Batasan humas merupakan fungsi manajemen yang diadakan untuk menilai dan menyimpulkan sikap-sikap publik,menyesuaikan policy dan prosedur instansi atau organisasi dengan kepentingan dan dukungan masyarakat”. Menurut Oemi Abdurrachman M.A. (1971) “Kegiatan untuk menanamkan dan memperoleh pengertian, goodwill, kepercayaan, penghargaan dari publik sesuatu badan khususnya dari masyarakat umumnya”. Menurut Ibnoe Syamsi (1967) “Kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat agar mereka mendukungnya dengan sadar dan sukarela”. Menurut Drs. SK. Bonar (1977) “Hubungan masyarakat menjalankan usahanya untuk mencapai hubungan yang harmonis antara sesuatu badan organisasi dengan masyarakat sekelilingnya”. Menurut Ruslan (2006) “mengatakan bahwa humas merupakan mediator yang berada di antara pimpinan organisasi dengan publiknya. Selanjutnya, ia mengatakan bahwa aktivitas humas adalah mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Ruslan juga memberi definisi tentang publik relation:
Publik relation adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/ permasalahan, membantu manajemen untuk menghadapai opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.

Sedangkan menurut Ngalim Purwanto dkk. (1991) “hubungan sekolah dengan masyarakat mencakup hubungan sekolah dengan sekolah lain, sekolah dengan pemerintah setempat, sekolah dengan istansi dan jawatan lain, dan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. Semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama bersifat pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi kedua belah pihak”. Untuk itu sekolah memegang peranan penting dan menentukan.

2)   Tujuan

ü  Meningkatkan partisipas, dukungan, dan bantuan secara konkret dari masyarakat baik berupa tenaga, sarana prasarana maupun dana demi kelancaran dan tercapainya tujuan pendidikan,

ü  Meningkatkan dan menbangkitkan rasa tanggung jawab yang lebih besar pada masyarakat terhadap kelangsungan program pendidikan di sekolah secara efektif dan efisien,

ü  Mengikutsertakan masyarakat dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi sekolah,

ü  Menegakkan dan mengembangkan suatu citra yang menguntungkan (favorable image) bagi sekolah terhadap para stakeholdernya dengan sasaran yang terkait, yaitu pablik internal dan publik eksternal,

ü  Membuka kesempatan yang lebih luas kepada para pemakai produk/lulusan dan pihak-pihak yang terkait untuk partisipasi dalam menigkatkan mutu pendidikan.

3)   Prinsip-prinsip

Prinsip-prinsip hubungan masyarakat menurut Fasil Jalal Dedy Supriyadi (2001) disingkat TEAM WORK.

·         T=Together (bersama-sama), antara anggota yang satu dengan anggota lainnya bisa bekerja sama dalam organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

·         E=Emphaty (pandai merasakan perasan orang lain), menjaga perasaan orang lain dengan selalumenghargai pendapat dan hasil kerja orang lain.

·         A=Assiat (saling membantu), membantu pekerjaan sehingga memudahkan pekerjaan, seperti membantu sekolah yang dibantu oleh masyarakt, jika sekolah itu mengalami kesulitan.

·         M=Maturity (saling membantu), ringan tangan untuk membantu pekerjaaan, seperti masyarakat membantu sekolah jika ada sesuatu yang perlu dibantu.

·         W=Willingness (saling mematuhi), menjunjung keputusan bersama dengan mematuhi aturan-aturan sebagai hasil kesepakatan bersama.

·         O=Organization (saling teratur), bekerja sesuai dengan aturan main yang ada dalam organisasi dan sesuai dengan tugas serta kewajiban masing-masing anggota.

·         W = Willingness (saling mematuhi), menjunjung keputusan bersama dengan mematuhi aturan-aturan sebagai hasil kesepakatan bersama.

·         O = Organization (saling teratur), bekerja sesuai dengan aturan main yang ada dalam organisasi dan sesuai dengan tugas serta kewajiban masing-masing anggota.

·         R = Respect (saling menghormati), menghormati antara satu dengan yang lainnya, menghormati dari yang muda dengan yang lebih tua begitu sebaliknya, dari yang lebih tua dengan yang lebih muda sehingga bisa menjaga kekompakan kerja.

·         K = Kindness (saling berbaik hati), bersabar, menyikapi orang lain secara baik.

4)   Proses pengelolan Husemas

Aktivitas, program, tujuan (goal) hingga pada sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi/ instansi tidak terlepas dari dukungan masyarakat. Berikut beberapa hal yang termasuk pada pengelolan humas, seperti:

a.    Mengundang komite sekolah untuk memecahkan permasalahan sekolah,

b.    Memperdayakan sumber daya pendidikan yang ada di masyarakat, meliputi: sumber daya manusia dan masyarakat.

c.    Berperan serta aktif dalam semua kegiatan masyarakat yang mendukung program sekolah,

d.    Melaksanakan perubahan ke arah yang leih baik, misalnya: budaya belajar, budaya disiplin,budaya sopan santun, dan pelaksanaaan pemerintah,

Selanjutnya, secara singkat dapat disimpulkan bahwa administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat, meliputi:

·         Hubungan kerjasama antara sekolah dengan orang tua dan komite sekolah,

·         Hubungan sekolah dengan lembaga lain,

·         Partisipasi sekolah dengan masyarakat.

5)   Peranan Guru dalam Husemas

Guru merupakan kunci penting dalam kegiatan husemas di sekolah. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan guru dalam kegiatan husemas itu, yaitu :

a.    Membantu sekolah dalam melaksanakan teknik-teknik husemas,

b.    Membuat dirinya lebih baik lagi dalam bermasyarakat,

c.    Dalam melaksanakan semua itu guru harus melaksanakan kode etiknya (kode etik guru).